Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Ngày đăng: 10/10/2020
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và qui mô trong việc xây dựng, áp dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực.
☑ ISO 9000 được duy trì bởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO), là tổ chức đang được hoạt động dựa trên giấy chứng nhận quyền công nhận tiêu chuẩn này. Sau nhiều lần được xem xét và thay đổi, hiện nay Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm các tiêu chuẩn chính sau:
- Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng: tiêu chuẩn này mô tả cơ sở của các hệ thống quản lý chất lựợng và qui định các thuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng, nó chứa đựng những ngôn ngữ cốt lõi của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu: Đây là tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, nó sử dụng ở bất kì tổ chức mà thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt hay phục vụ cho bất kì 1 sản phẩm nào hoặc cung cấp bất kì kiểu dịch vụ nào. Nó đem lại số lượng yêu cầu mà các tổ chức cần phải hoàn thành nếu như nó làm vừa lòng khách hàng thông qua những sản phẩm và dịch vụ hoàn chỉnh mà làm thỏa mãn mong chờ của khách hàng. Đây chỉ là sự thực hiện một cách đầy đủ đối với bên kiểm sóat thứ ba mà trao bằng chứng nhận.
- Tiêu chuẩn ISO 9004:2009 Hệ thống quản lý chất lượng - Quản lý cho sự thành công lâu dài của tổ chức - Một cách tiếp cận quản lý chất lượng.
- Tiêu chuẩn ISO 19011:2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường: Tiêu chuẩn này hướng dẫn về cách giá các hệ thống quản lý chất lượng và môi trường.
☑ Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng nội bộ của Doanh nghiệp bao gồm:
1. Hệ thống quản lý chất lượng
- Sổ tay chất lượng là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của tổ chức; các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành... để Lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của tổ chức làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình.
- Quy trình kiểm soát tài liệu: Quy trình quy định thống nhất các bước xây dựng, sửa đổi, phê duyệt, ban hành và phân phối tài liệu nằm trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Biểu mẫu áp dụng:
+ Yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu
+ Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành
+ Sổ giao nhận tài liệu
+ Danh mục tài liệu bên ngoài
- Quy trình kiểm soát hồ sơ: Quy trình quy định phương pháp, trách nhiệm lưu trữ, kiểm soát hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo truy cập được các hồ sơ khi cần thiết
Biểu mẫu áp dụng:
+ Mục lục hồ sơ
+ Biên bản hủy hồ sơ
2. Trách nhiệm lãnh đạo
☑ Chính sách và mục tiêu chất lượng được thiết lập nhằm đưa ra trọng tâm để định hướng tổ chức. Cả hai đều nhằm xác định những kết quả cần đạt và giúp tổ chức sử dụng nguồn lực nhằm đạt được các kết quả này. Chính sách chất lượng cung cấp cơ sở thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng cần phải nhất quán với chính sách chất lượng và cam kết cải tiến liên tục, và các kết quả đạt được cần phải đo được. Việc đạt được mục tiêu chất lượng có thể tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm, hiệu lực tác nghiệp và các kết quả hoạt động tài chính và như vậy tác động đến sự thỏa mãn và tin tưởng của các bên quan tâm.
3. Quản lý nguồn lực
- Quy định tuyển dụng: là quy định được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu về công việc của tổ chức, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và tay nghề đúng yêu cầu của các Bộ phận trong tổ chức.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Nhu cầu tuyển dụng
+ Kế hoạch tuyển dụng
- Quy định đào tạo: được xây dựng nhằm đảm bảo quá trình đào tạo được thực hiện chính xác và đạt kết quả cao.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Nhu cầu đào tạo
+ Kế hoạch đào tạo
+ Biên bản đào tạo nội bộ
- Quy định an toàn vệ sinh lao động: đảm bảo an toàn sức khỏe của thành viên tổ chức và đảm bảo an toàn cho tài sản, trang thiết bị, nhà xưởng của tổ chức.
- Quy định quản lý thiết bị sản xuất: thống nhất về mua sắm, sử dụng, quản lý thiết bị sản xuất đúng nguyên tắc tài chính và quy định của tổ chức, cung cấp thiết bị kịp thời phục vụ cho công tác sản xuất, kinh doanh.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Danh mục thiết bị, kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn
+ Dự toán bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị
+ Sổ theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị
4. Tạo sản phẩm
- Quy trình đánh giá nhà cung cấp: quy định phạm vi, trách nhiệm và nội dung các bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các yêu cầu đã được quy định.
Biểu mẫu áp dụng:
+ Phiếu đánh giá nhà cung cấp
+ Danh sách nhà cung cấp
+ Sổ theo dõi thực hiện của nhà cung cấp
- Quy trình mua hàng: quy định thống nhất về trình tự mua hàng hóa phục vu cho nhu cầu của tổ chức.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa
+ Sổ theo dõi giao nhận hàng hóa
- Quy định xuất nhập kho: quy định cách thức tiến hành việc nhập và xuất kho để những cán bộ, công nhân viên có liên quan thông hiểu và thực hiện thống nhất.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu nhập kho
+ Thẻ kho
+ Báo cáo nhập xuất tồn
+ Biên bản kiểm kê định kỳ
- Quy trình tiếp nhận thông tin khách hàng và kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Quy trình này quy định về nội dung, trình tự công tác tiếp nhận yêu cầu khách hàng, xem xét, giải quyết các yêu cầu khách hàng nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động cung cấp dịch vụ cũng như nâng cao sự thỏa mãn khách hàng và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Biểu mẫu áp dụng:
+ Sổ tiếp nhận yêu cầu và khiếu nại của khách hàng
+ Phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng
+ Phiếu giao việc
+ Báo giá
+ Phương án giải quyết
+ Kế hoạch triển khai
+ Dự toán chi phí
+ Báo cáo công việc thực hiện
+ Báo cáo hoàn thành công việc
+ Phiếu lấy ý kiến khách hàng
+ Thống kê ý kiến khách hàng
- Các quy trình tạo sản phẩm (theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp): quy định thống nhất quá trình tạo sản phẩm để sản xuất sản phẩm phù hợp với các yêu cầu chất lượng đã quy định.
5. Đo lường, phân tích và cải tiến
- Quy trình đánh giá nội bộ: Quy trình này quy định cách thức tiến hành đánh giá nội bộ nhằm xem xét hiệu lực của hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2008.
☑ Biểu mẫu áp dụng:
+ Chương trình đánh giá
+ Ghi chép đánh giá
+ Tổng hợp kết quả đánh giá nội bộ
+ Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
+ Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
- Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ không phù hợp: Quy trình này quy định thống nhất các biện pháp trách nhiệm, kiểm soát và xử lý sản phẩm/ dịch vụ không phù hợp phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Biểu mẫu áp dụng:
+ Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
+ Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
- Quy trình khắc phục phòng ngừa: Quy trình này mô tả quá trình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm loại bỏ triệt để nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hoặc sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn ngừa sự không phù hợp tái diễn hoặc những sự không phù hợp có thể xảy ra.
Biểu mẫu áp dụng:
+ Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
+ Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp.
VĂN PHÒNG LUẬT SƯ NAM HÀ NỘI HSLAWS
Tòa nhà HSLAWS Số 183 Trường Chinh, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại VP: 04 3724 6666 ; Di động : 090 574 6666
