Hệ thống Tài liệu quản lý an toàn thực phẩm theo TCVN ISO 22000:2005
Ngày đăng: 09/10/2020
Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng ISO 22000:2005 đóng một vai trò hết sức quan trọng, đó là một bộ khung để tổ chức, doanh nghiệp dựa vào đó mà hoàn thiện chất lượng của mình...
☑ Với dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2005, HSBS sẽ tiến hành xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo TCVN ISO 22000:2005 phù hợp với điều kiện thực tiễn của Doanh nghiệp bao gồm:
1. Chính sách an toàn vệ sinh thực phẩm
Chính sách an toàn vệ sinh thực phẩm được đưa ra nhằm đảm bảo việc quản lý quá trình sản xuất và tạo sản phẩm tại các cơ cở sản xuất, đồng thời là cơ sở để kiểm soát các mối nguy hiểm có thể xảy ra trong quá trình sản phẩm.
Nhờ việc áp dụng nghiêm túc, triệt để, duy trì liên tục Hệ thống quản lý vệ sinh an toàn sản phẩm theo chuẩn ISO 22000:2005, các doanh nghiệp có thể tạo được lợi thế cạnh tranh cao, đặc biệt có điều kiện dễ dàng cho việc xuất khẩu sang các thị tường khó tính trên thế giới…
2. Mục đích chất lượng và kế hoạch hành động
Mục đích chất lượng là giá trị cốt lõi mà Doanh nghiệp hướng đến, nhằm đảm bảo cho việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng nói chung cũng như yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩmISO 22000:2005 nói riêng.
Trên cơ sở mục đích chất lượng của mình, Doanh nghiệp sẽ đưa ra những kế hoạch hành động phù hợp đảm bảo sự phát triển của Doanh nghiệp theo mục tiêu đã đề ra.
3. Nhóm an toàn thực phẩm và xác định kế hoạch triển khai xây dựng tài liệu
Nhóm an toàn thực phẩm là nhóm người được giao trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm tại Doanh nghiệp.
Các thành viên của nhóm được lãnh đạo cao nhất của cơ sở quyết định bằng văn bản kèm theo bảng phân công nhiệm vụ rõ ràng, đây còn là những người được đào tạo về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2005, có đủ kiến thức và kinh nghiệp để xây dựng và tổ chức thực hiện duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm có hiệu quả.
4. Quy trình kiểm soát tài liệu
Quy trình kiểm soát tài liệu quy định thống nhất các bước xây dựng, sửa đổi, phê duyệt, ban hành và phân phối tài liệu nằm trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của doanh nghiệp.
Được áp dụng cho tất cả các tài liệu có liên quan đến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm bao gồm các tài liệu nội bộ do doanh nghiệp thiết lập, ban hành và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu yêu cầu viết, sửa đổi tài liệu;
- Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành;
- Sổ giao nhận tài liệu;
- Danh mục tài liệu bên ngoài
5. Quy trình kiểm soát hồ sơ
✪ Quy trình kiểm soát hồ sơ quy định phương pháp, trách nhiệm lưu trữ, kiểm soát hồ sơ trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm để đảm bảo truy cập được các hồ sơ khi cần thiết.
✪ Được áp dụng cho tất cả hồ sơ trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của doanh nghiệp.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Mục lục hồ sơ;
- Biên bản hủy hồ sơ
6. Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
✪ Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp quy định thống nhất các biện pháp trách nhiệm, kiểm soát và xử lý sản phẩm/ dịch vụ không phù hợp phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm của Doanh nghiệp.
✪ Quy trình sẽ được áp dụng đối với sản phẩm trong từng công đoạn của quá trình tạo ra sản phẩm/ dịch vụ của Doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
- Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
7. Quy trình đánh giá nội bộ
✪ Quy trình đánh giá nội bộ quy định cách thức tiến hành đánh giá nội bộ nhằm xem xét hiệu lực của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22000:2005
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Chương trình đánh giá
- Ghi chép đánh giá
- Tổng hợp kết quả đánh giá nội bộ
- Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
- Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
8. Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa
✪ Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa mô tả quá trình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa nhằm loại bỏ triệt để nguyên nhân gây ra sự không phù hợp hoặc sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn ngừa sự không phù hợp tái diễn hoặc những sự không phù hợp có thể xảy ra.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Yêu cầu hành động khắc phục, xử lý sự không phù hợp
- Sổ theo dõi yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
9. Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và giải quyết các tình huống khẩn cấp
Quy trình giúp cho Doanh nghiệp chuẩn bị ứng biến các sự cố, tình huống khẩn cấp trong quá trình hoạt động sản xuất cũng như các tình huống mới phát sinh khi bước đầu áp dụng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000.
10. Tiêu chuẩn nguyên liệu – thành phẩm – bao bì
Tiêu chuẩn nguyên liệu và thành phẩm của sản phẩm là một trong những yêu cầu khắt khe của hệ thống quản lý an toàn vệ sinh ISO 22000.
11. Quy trình trao đổi thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ
Nhằm quy định trách nhiệm trong việc trao đổi thông tin trong và ngoài Doanh nghiệp, bảo vệ các thông tin nội bộ đảm bảo thông tin nội bộ không bị tắc nghẽn và không bị tiết lộ các thông tin cần bảo mật. Biểu mẫu áp dụng: - Cam kết bảo mật thông tin khách hàng.
12. Quy trình xem xét lãnh đạo
✪ Việc xem xét lãnh đạo định kì và thường xuyên là một việc cần thiết cho sự phát triển của Doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn tiến hành xây dựng và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Quá trình xem xét lãnh đạo sẽ giúp cho lãnh đạo chỉnh sửa những phương hướng hoạt động không hợp lý với điều kiện thực tại của Doanh nghiệp trong quá trình điều hành của mình, bám sát hơn vào các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm và đưa ra những định hướng phát triển hợp lý.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu thăm dò ý kiến cán bộ công nhân viên
- Tờ trình (V/v thăm dò ý kiến đánh giá lãnh đạo)
13. Quy trình tuyển dụng
✪ Quy trình tuyển dụng được xây dựng nhằm đưa ra hệ thống các nguyên tắc để tuyển dụng cán bộ nhân viên cho Doanh nghiệp trên cơ sở chọn lọc về trình độ chuyên môn công việc, sự hòa nhập với môi trường công việc mới, sự am hiểu về các lĩnh vực liên quan khác trong đó có hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Nhu cầu tuyển dụng;
- Kế hoạch tuyển dụng
14. Quy trình đào tạo
✪ Quy trình đào tạo được xây dựng nhằm đảm bảo cho việc đào tạo kiến thức về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm cho các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp tùy theo mức độ chuyên môn. Qua việc nắm vững được kiến thức chuyên môn về hệ thống, việc duy trì và phát triển tính ưu việt của hệ thống trong điều kiện hiện tại của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Nhu cầu đào tạo;
- Kế hoạch đào tạo;
- Biên bản đào tạo nội bộ
15. Quy trình nhận biết nguồn gốc sản phẩm
✪ Quy trình thống nhất phương pháp nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm trong các quá trình mua vào, kiểm nhập, lưu kho và bán ra của Công ty.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Hoá đơn bán hàng
- Giấy báo lô, hạn dùng
- Hợp đồng bán hàng
- Biên bản giao nhận, gửi hàng
- Chứng từ thanh toán vận chuyển
16. Quy trình thu hồi sản phẩm
✪ Quy trình để đảm bảo biện pháp thu hồi triệt để sản phẩm thực hiện có hiệu quả, không để các sản phẩm không đạt chất lượng an toàn thực phẩm lưu hành phân phối trên thị trường.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Hồ sơ thu hồi sản phẩm
- Phiếu đề nghị trả đổi hàng
- Phiếu kiểm soát sản phẩm
- Báo cáo thu hồi sản phẩm không đạt chất lượng
17. Quy trình bảo trì – bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị
✪ Quy trình sẽ đưa ra các nguyên tắc về sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị thường xuyên theo định kì đảm bảo cho máy móc hoạt động tốt, hạn chế tối đa sự hao mòn máy móc…
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Danh mục thiết bị, kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chuẩn
- Dự toán bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao thiết bị
- Sổ theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị
18. Quy trình xem xét hợp đồng
✪ Quy trình xem xét hợp đồng được xây dựng thống nhất trình tự các bước tiến hành từ liên hệ chào hàng, nhận đơn hàng, xem xét đơn hàng rồi tiến hành làm hợp đồng để chuẩn bị kí kết trên cơ sở đảm bảo khả năng Doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng trước khi chấp nhận đặt hàng.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Mẫu yêu cầu đơn hàng cung cấp hàng hóa
- Mẫu hợp đồng cung cấp hàng hóa
19. Quy trình xử lý thông tin khách hàng
✪ Việc xử lý thông tin khách hàng hay còn gọi là xử lý yêu cầu khách hàng là bước đầu được thực hiện khi xác lập hợp đồng với khách hàng, Việc xử lý yêu cầu phải được xem xét qua từng công đoạn nhằm đảm bảo việc đáp ứng yêu cầu khách hàng với điều kiện thực tiễn của Doanh nghiệp.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Sổ tiếp nhận yêu cầu và khiếu nại của khách hàng
- Phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng
- Phiếu giao việc
- Báo giá
- Phương án giải quyết
- Kế hoạch triển khai
- Dự toán chi phí
- Báo cáo công việc thực hiện
- Báo cáo hoàn thành công việc
20. Quy trình đánh giá nhà cung cấp
✪ Quy định phạm vi, trách nhiệm và nội dung các bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Việc đảm bảo từ các yếu tố đầu vào sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm đảm bảo yếu tố đầu ra.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu đánh giá nhà cung cấp
- Danh sách nhà cung cấp
- Sổ theo dõi thực hiện của nhà cung cấp
21. Quy trình bán hàng
✪ Quy trình thống nhất các phương pháp xây dựng, quản lý và kiểm soát trong khâu bán hàng của Doanh nghiệp nhằm đảm bảo tối đa hóa lợi ích hợp pháp của Doanh nghiệp Biểu mẫu áp dụng:
- Sổ theo dõi giao nhận hàng hóa bán
- Phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa của bên mua
- Báo giá các loại sản phẩm cung cấp.
22. Quy trình mua hàng
✪ Quy trình quy định một cách thức thống nhất cho hoạt động mua hàng, nhằm quản lý hoạt động này một cách chặt chẽ theo những chuẩn mực phù hợp, nâng cao, chất lượng, hiệu quả.
✪ Được áp dụng cho mọi hoạt động mua hàng tại các phòng kinh doanh, chi nhánh, đại lý phân phối sản phẩm của Doanh nghiệp.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu yêu cầu cung cấp hàng hóa
- Sổ theo dõi giao nhận hàng hóa
23. Quy trình kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường
Quy trình kiểm soát thiết bị, thiết bị đo nhằm đảm bảo độ chính xác của các phương tiện theo dõi và đo lường trong quá trình sử dụng đạt hiệu quả cao. Phát hiện và xử lý kịp thời những sai lỗi kỹ thuật của phương tiện theo dõi và đo lường. Đảm bảo có kết qủa đầu ra đúng như họach định.
24. Quy trình điều tra thỏa mãn khách hàng
✪ Quy trình điều tra thỏa mãn khách hàng hay có thể gọi là quy trình thu thập và xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng sẽ giúp cho ty đưa ra được những điều chỉnh hợp lý trong quá trình truyền thông, nhằm hướng tới sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng.
✪ Chính vì vậy, cần phải lên kế hoạch, quy trình thu thập và xử lý thông tin ngay từ bắt đầu cho đến khi kết thúc chương trình. Các thông tin phải luôn được xử lý và chọn lọc một cách hợp lý nhất.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu lấy ý kiến khách hàng
- Thống kê ý kiến khách hàng
25. Quy trình bảo toàn sản phẩm
✪ Quy trình bảo toàn sản sản phẩm đảm bảo các hàng hóa được xếp dỡ, lưu kho, đóng gói, bảo quản, kiểm tra chất lượng và đánh giá an toàn thực phẩm đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dung sai, làm hỏng, làm lỗi khiến suy giảm về chất lượng thậm chí mất mát sản phẩm.
✪ Biểu mẫu áp dụng:
- Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho
- Thẻ kho
- Báo cáo nhập xuất tồn
- Biên bản kiểm kê định kỳ
26. Xây dựng các hướng dẫn công việc
✪ Việc xây dựng hướng dẫn công việc có tác dụng giúp cho quá trình sản xuất cũng như quản lý tại cơ sở sản xuất diễn ra được trơn tru hơn, mang lại hiệu quả cao hơn, tránh được sự sai lệch đối với định hướng phát triển của ban lãnh đạo Doanh nghiệp cũng như các yêu cầu tiên quyết của hệ thống an toàn thực phẩm ISO 22000.
Tòa nhà HSLAWS, 183 Trường Chinh, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Điện thoại VP: 04 3724 6666 ; Di động : 090 574 6666
